Cuentas de cobro en Colombia: guía práctica y requisitos para que no la devuelvan

Conozca todo lo necesario para realizar una buena cuenta de cobro, requisitos y consejos prácticos.

Las cuentas a cobrar deben ser registradas en los libros contables de las empresas y proveedores. Foto: iStock

PERIODISTA07.06.2023 14:53 Actualizado: 07.06.2023 15:30

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Las cuentas de cobro en Colombia son un documento legal que se utiliza para solicitar el pago de bienes o servicios prestados a un cliente, puede ser persona natural o persona jurídica. En el país, la gestión de estos documentos es fundamental para las empresas y profesionales independientes.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o DIAN define las cuentas de cobro en el grupo de documentos soportes no obligados a presentar facturación electrónica, que se registra tras una transacción comercial de bienes o servicios entre un proveedor y un cliente.

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Consejos y recomendaciones para hacer una cuenta de cobro

Es importante, asegurarse que el documento incluya toda la información relevante, como el nombre y dirección del proveedor y del cliente, también debe incluir la descripción detallada de los bienes y servicios prestados, como las cantidades, precios unitarios y el valor total.

La DIAN asegura que es importante asignarle un número único y secuencial a cada cuenta de cobro emitida por la empresa o el profesional, ya que permitirá facilitar el seguimiento de los pagos y la organización de los registros contables, personales y empresariales.

Además, es importante establecer una fecha límite para el pago en la cuenta de cobro radicada, con el fin de establecer un plazo y evitar retrasos económicos.

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Las cuentas de cobro deben ser reportadas a la DIAN mediante el documento soporte. Foto:iStock

Es importante detallar los términos y condiciones del pago pactadas, como los métodos de pago aceptados, los plazos para el mismo y las posibles consecuencias por retrasos en el pago, como los intereses o cargos adicionales.

De igual manera, es indispensable solicitar la firma del cliente en la copia de la cuenta de cobro radicada, con el fin de confirmar la aceptación del pagador y expertos recomiendan sellar el documento con el sello del proveedor para agregarle una mayor validez al documento soporte.

¿Requisitos para emitir cuentas de cobro?

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, junto con la DIAN, han establecido una serie de requisitos para que una empresa o persona natural puedan emitir este tipo de documento soporte.

- Estar inscrito en el Registro Único Tributario o RUT, todas las personas naturales o jurídicas que deseen realizar o aceptar una cuenta de cobro debe contar con este número de identificación tributaria.

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- Es importante confirmar con el contador público de confianza si está obligado a emitir facturación electrónica, ya que todas las personas naturales o jurídicas que presten servicios o vendan bienes gravados con IVA están obligados a realizar el cobro mediante factura electrónica.

- Así mismo, es importante mantenerse actualizado para cumplir con todas las normativas legales relacionadas con la emisión y aceptación de cuentas de cobro, puesto que estas están sujetas a constantes cambios en las normas tributarias y el incumplimiento de las mismas puede provocar posibles sanciones.