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¿Cómo solicitar los viáticos en la empresa para la que trabaja? Esto es lo que debe hacer

Para solicitar los viáticos usted deberá soportad cada gasto. Le contamos los más comunes.

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Lady Daniela Ortiz Gongora

20.03.2024 10:33 Actualizado: 20.03.2024 11:26

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Es común escuchar hablar a un trabajador sobre los viáticos cuando necesita asistir a una reunión por parte de la empresa fuera de su oficina. De manera que el empleador debe proporcionarle el transporte, la alimentación y alojamiento en caso de que sea necesario.

(Puede leer: Nuevas convocatorias de trabajo en Canadá: estos son los requisitos).

En el concepto 23959 del 13 de febrero de 2013, del Ministerio del Trabajo, se sostiene que los viáticos “son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo, principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador.”

Por esa razón, según el Código Sustantivo del Trabajo, en el artículo 130 se conocen las siguientes pautas para la remuneración de los viáticos:

1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.

2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.

3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

(Puede leer: Sena abrió convocatoria de empleo en Quebec: perfiles, salarios y cómo aplicar).

Los aspectos más usados para cubrir los viáticos son los siguientes:

Hospedaje.
Alimentación.
Tiquetes de transporte aéreo.
Tiquetes de transporte local.
Gastos relacionados con la actividad laboral: fotocopias, impresión de documentos, etc.

¿Cómo puede reclamar los viaticos en la empresa para la que trabaja?

Para llevar a cabo la legalización de viáticos en su empresa es necesario establecer algunas pautas.

Por ejemplo, si usted es un empleado y se debe ir de viaje, tendrá que legalizar los gastos de viaje con su empresa. Desde Tickelia, gestor de notas de gastos y viajes de empresa, brindan algunas recomendaciones:

Deberá hacer una planificación previa, por lo que es pertinente que detalle los tipos de gastos bajo el margen de tiempo.

Es pertinente que establezca políticas de gastos y presupuestos para los viajes corporativos, esto con la finalidad de evitar futuros problemas.

La manera de establecer estos presupuestos es a través de la especificación de los que se consideran viáticos, es decir, transporte, hospedaje, alimentación, etc.

Tiene que verificar el presupuesto con proveedores, para este punto es pertinente realizar una búsqueda de cada servicio o producto que necesitemos contratar para un viaje corporativo.

(Puede leer: ¿Busca una oportunidad laboral en Alemania? Algunas vacantes de empleo para colombianos).

Es oportuno que compruebe y actualice las fechas y el presupuesto. Este aspecto es importante, pues los precios varían entre fechas.

Tenga en cuenta que estos pagos se deben realizar por el empleador o contratante, especificando detalladamente el concepto para el cual son destinados.

Para resolver dudas, diríjase al área istrativa de la empresa para la que trabaja, donde lo guiarán sobre fechas, formularios y otros aspectos a tener en cuenta.

LADY DANIELA ORTIZ GÓNGORA

REDACCIÓN ÚLTIMAS NOTICIAS