Nómina electrónica: más de 113.000 empresas no la han implementado

Ya hay más de 310.000 empresas que han dejado el papel atrás y están generando mes a mes nómina electrónica, un documento que les permite organizar y digitalizar sus cuentas, sobre todo, a los pequeños negocios que aún las sigan haciendo a mano.

Este proceso, obligatorio para más de 423.000 empresarios responsables del impuesto de renta, en el país se inició en octubre del año pasado. Aunque la meta de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) era que ya todas las firmas estuvieran emitiendo este documento, en la actualidad todavía faltan más de 113.000.

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La mayoría de los omisos son pequeños establecimientos que tienen hasta 10 empleados. Estos pertenecen a actividades como las inmobiliarias, de negocios de istración empresarial, de construcción, de transporte de carga por carretera o de consultoría por gestión, entre otros.

El problema es que si las empresas que faltan no se suben rápido al carro de la nómina electrónica, estas no podrán tomar este valor como soporte fiscal de costos y deducciones en el impuesto de renta y, además, tendrán una sanción que incluso podría llegar a implicar el cierre del establecimiento de comercio en algunos casos.

Aunque la Dian ha sido hasta ahora laxa con los rezagados, ya está desarrollando las estrategias pertinentes para tomar acciones correctivas con quienes no están generando el documento en las condiciones establecidas en la normativa.

La implementación de la nómina electrónica se inició en el 2021 y se extendió hasta julio de este año. Se trató de un proceso gradual, de manera que las primeras obligadas a emitir este tipo de documento fueron las empresas más grandes, las de más de 250 trabajadores; siguieron las que tienen entre 101 y 250 empleados; después, las de entre 11 y 100 empleados, y finalmente fue el turno de las que tienen entre 1 y 10 empleados.

Según la Dian, con corte al 31 de noviembre, hay unos 310.000 responsables de nómina electrónica habilitados en el país que ya han generando más de 7,75 millones de documentos soportes.

En octubre, cuando se inició el proceso, entraron únicamente 27.000 empresas a este nuevo sistema, a finales del año pasado ya había 112.000, en mayo la cifra llegó a 218.000 habilitados y actualmente ya sobrepasa los 310.000.

Del total de las empresas habilitadas, el 1,5 por ciento es de más de 250 empleados, el 2,2 por ciento tienen entre 101 y 250 empleados, el 26 por ciento está entre 11 y 100 empleados y el 70,3 por ciento tiene entre 1 y 10 trabajadores.

Con respecto a la cantidad de documentos generados y transmitidos, en octubre, cuando se inició la implementación, se emitieron 3,48 millones, el número fue aumentando de manera paulatina y, según el último dato, para octubre del 2022 ya hay 7,75 millones de emisiones.

Los empresarios deben saber que este documento no es el comprobante de pago mensual que envían cada mes a sus empleados, ni tampoco se debe confundir con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (Pila) para liquidar y pagar los aportes al sistema de seguridad social. Por el contrario, se trata del soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables del IVA –cuando se aplique– que se desprenden de una relación laboral o de pensiones, entre otros.

Según la Dian, el principal beneficio que trae la nómina electrónica es usar el costo o la deducción en la declaración de renta, además de desmaterializar comprobantes fiscales, acceder a mejores servicios electrónicos, como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas y mayor accesibilidad, pues su generación electrónica facilita la recuperación de documentos.

Hay que tener en cuenta que este documento se debe generar y transmitir para la validación de la Dian, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos. Además, se trata de un documento mensual que se realiza los primeros 10 días de cada mes.

Para la generación y transmisión de la nómina electrónica, las empresas tienen varias opciones. Pueden acudir a un proveedor de soluciones tecnológicas, es decir, a un tercero que asume el proceso, o también existe la posibilidad de que cualquier compañía a través de su área de informática genere un software específico y así transmitir el documento. Además, está la solución gratuita que desarrolló la Dian.

En el primer caso, ya hay avalados por la Dian más de 90 proveedores tecnológicos que prestan servicios relacionados tanto con la nómina como con la factura electrónica. Entre ellos están algunos como el Grupo Cadena, Carvajal Tecnología y Servicios, Alegra, Transfiriendo, Aliaddo, Facture, Siigo, Dispapeles o Saphety.

Por ejemplo, Saphety tiene actualmente más de 1.300 clientes de nómina electrónica activos y les brinda servicio a empresas como Constructora Bolívar, General Electric, Sodexo o Tu Boleta, entre otras. Karoll Cuadros Castañeda, sales manager de la compañía, dijo que emiten más de 70.000 nóminas al mes y sus planes van desde los 150.000 pesos.

“Son muchos los beneficios de la nómina electrónica; entre ellos, más transparencia en la relación entre clientes y proveedores, optimizando los tiempos de tramitación, verificación y aprobación de facturas, mejor flujo de caja y, por último, la entrega inmediata de facturas permite acortar el plazo de pago, mejorando la liquidez de las empresas”, señaló la experta de Saphety.

Según Axces, la fintech de facturación electrónica y factoring digital del Grupo Cadena, en nómina electrónica están generando alrededor de 1,5 millones de transmisiones mensualmente y tienen más de 20.000 compañías que generan su nómina electrónica con ellos.