340.000 empresas generarán nómina electrónica este año

Llegará un momento en el que los contadores no usarán más el papel. Primero fue la obligación de emitir factura electrónica en cada transacción y ahora las empresas se preparan para empezar a adoptar la nómina, un documento que buscará organizar y digitalizar las cuentas, sobre todo, de los pequeños negocios que aún las hacen a mano.

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Todos los empresarios que declaren renta estarán obligados a generar esta nómina en formato electrónico. Para 2021, la meta de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) es que unas 340.000 firmas emitan este documento, un promedio mensual de entre 6 y 9 millones de soportes de pago.

Su implementación se hará de manera progresiva. Las primeras obligadas serán las que tengan más de 250 trabajadores. Estas podrán emitir nóminas electrónicas a partir del 1.º de septiembre. Este proceso se debe realizar los 10 primeros días de cada mes después de la obligatoriedad.

Siguen las que tengan entre 101 y 250 empleados, que lo harán desde el 1.º de octubre; las que posean una nómina de entre 11 y 100 empleados deberán iniciar el 1.º de noviembre, y las de entre 1 y 10 empleados, a partir del 1.º de diciembre.

Los empresarios deben saber que este documento no es el comprobante de pago mensual que envían cada mes a sus empleados, ni tampoco se debe confundir con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (Pila) para liquidar y pagar los aportes al sistema de seguridad social.

“La nómina es mucho más. Son los salarios, los devengos, los descuentos, los préstamos, el fondo de empleados y, sobre todo, la retención en la fuente que nos interesa para los asalariados que declaren renta”, dijo Mario Márquez Olier, gerente de factura electrónica de la Dian.

Se trata de un documento que estará estandarizado por la Dian y soportará los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales en un archivo XML. Este se deberá transmitir, de forma independiente, por cada uno de los empleados.

Entre los beneficios que trae está el poder usar el costo o la deducción en la declaración de renta, que los comprobantes se podrán consultar en cualquier momento o la posibilidad de que la Dian realice devoluciones automáticas o declaraciones sugeridas.

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“El beneficio más importante para el empleador es que continuará ordenando sus cuentas y desaparecerá el papel. Hay empresas, sobre todo las más pequeñas, que siguen llevando en un Excel o en un cuaderno sus cuentas”, indicó Márquez.

Para la generación y transmisión de la nómina, las empresas tendrán dos opciones. Podrán acudir a un proveedor de soluciones tecnológicas, es decir, a un tercero que asuma el proceso, o también existe la posibilidad de que cualquier compañía a través de su área de informática genere un software específico y así transmitir el documento. Además, la Dian está desarrollando su solución gratuita.

En el primer caso, ya hay avalados por la Dian 92 proveedores tecnológicos que prestan servicios relacionados con factura electrónica, como el Grupo Cadena, Carvajal Tecnología y Servicios, Alegra, Transfiriendo, Facture o Dispapeles.

Por ejemplo, Grupo Cadena cuenta con 90.000 clientes de factura y emite más de 12 millones de transacciones mensuales. Su gerente de Proceso Financiero, Juan Manuel Calle, recomendó hacer el proceso de la nómina con la suficiente antelación. “En una empresa que requiera integración con su sistema, este proceso puede tardar alrededor de 3 meses”, explicó.

Por su parte, Alexandra Reyes Gómez, presidenta de Carvajal, Tecnología y Servicios, dijo que las empresas deben empezar a ver la nómina electrónica como una oportunidad para reinventarse digitalmente y esto solo se puede lograr con un proceso interno de gestión de cambio tecnológico y cultural.

La pandemia del covid-19 le dio el último empujón a la factura electrónica. Desde marzo de 2020, el número de facturadores ha crecido 522 por ciento al pasar de 98.000 a los 610.000 que hay en la actualidad. Este documento se ha masificado en menos de dos años y la meta es cerrar 2021 con cerca de 700.000 empresas de las 800.000 que se estima que declaran renta en Colombia.

“Con la pandemia, la gente se volvió más tecnológica y aprendió a tomar mayor conocimiento digital. En la Dian capacitamos a casi 700.000 personas gracias a la virtualidad. Se lograron transferir mejores conocimientos en todo el país y eso es parte del éxito”, dijo Márquez.

Incluso, en los últimos meses la entidad ha identificado que han empezado a facturar de manera electrónica empresas que eran informales y que ni siquiera estaban en el radar de la Dian. Buena parte de ello se debe a que las que ya facturan no están interesadas en negociar con las que todavía no usan este mecanismo.

“Ya se está empezando a morder la informalidad. Se superó la meta de 360.000 y han entrado 115.000 más este año después de que se acabó el calendario. Estas últimas son empresas nuevas que no estaban en la mira de la Dian ni habían declarado renta ni IVA. Eso quiere decir que se están formalizando”, explicó Márquez.

Hasta la fecha, se han expedido cerca de 1.394 millones de facturas electrónicas por un valor aproximado a los 1.954 billones de pesos, lo que implica que por día la Dian valida cerca de 5 millones de facturas.

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Con la nueva plataforma Radian, que empezará a funcionar desde el 1.º de agosto, se espera impulsar el factoring electrónico, sobre todo, para que las pequeñas empresas se beneficien y puedan recibir los pagos que se hacen en 60 días de manera inmediata.

Según la presidenta de Carvajal, Tecnología y Servicios, esta nueva reglamentación permitirá a los financiadores determinar con certeza el valor, tenedor y contenido de la factura al registrarla como un título valor. Gracias a ello, el proceso de generación de liquidez anticipada que en la actualidad es solo viable para algunas mipymes podría ser de fácil para una gran cantidad de empresas.

Esta situación es importante teniendo en cuenta que el 98 por ciento de las empresas que facturan son micro y pequeños empresarios que se concentran en el sector del comercio (18 por ciento), en servicios financieros (17 por ciento) y en la elaboración de productos alimenticios (6 por ciento).

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Con el objetivo de masificar la factura electrónica, en la fallida reforma tributaria del exministro Alberto Carrasquilla se contemplaba la posibilidad de aplicar exenciones en la declaración de renta a las personas que mostraran el documento digital de cada una de sus compras.

En busca de aumentar el recaudo tributario a través de combatir la evasión de impuestos, que en 2019 representó unos 42,3 billones de pesos entre IVA y renta, esta idea también se plasmaría en el proyecto que está elaborando el Ministerio de Hacienda y que se presentará ante el Congreso en las próximas semanas.

En el texto también se hablaría ya del concepto del libro de compras y ventas electrónicas. Este sería como el corazón de la contabilidad donde quedarán registradas todas las obligaciones tributarias de los contribuyentes: desde los costos y gastos como la nómina hasta las facturas de cada compra, las importaciones o las cuentas de cobro.

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